Cómo aplicar una política de retención de buzones compartidos en Office 365

Cuando se trata de mantener sus datos seguros y protegidos, una de las mejores cosas que puede hacer es aplicar una política de retención de buzón compartido en Office 365. Esto ayudará a garantizar que sus datos estén debidamente protegidos y que siempre pueda acceder a ellos cuando los necesite. a. Hay algunas formas diferentes de configurar una política de retención de buzones compartidos, pero lo más importante es asegurarse de que comprende las opciones y cómo funcionan. Una de las primeras cosas que debe hacer es decidir qué tipo de datos desea conservar y por cuánto tiempo. Hay dos tipos principales de datos que puede conservar: mensajes y artículos. Los mensajes son el tipo de datos más común que la gente quiere conservar. Puede conservar los mensajes durante un período de tiempo determinado o puede conservarlos para siempre. Los elementos son menos comunes, pero pueden ser igual de importantes. Los elementos incluyen cosas como listas de contactos, elementos de calendario y tareas. Puede conservar elementos durante un período de tiempo determinado o puede conservarlos para siempre. Una vez que sepa qué tipo de datos desea conservar, debe decidir cuánto tiempo desea conservarlos. Hay tres opciones principales: 1. Mantener durante un período de tiempo determinado 2. Guardar para siempre 3. Eliminar después de un período de tiempo establecido Cada opción tiene sus propias ventajas y desventajas, por lo que debe sopesarlas cuidadosamente antes de tomar una decisión. Una vez que sepa qué tipo de datos desea conservar y durante cuánto tiempo, debe configurar su política de retención. Hay algunas formas diferentes de hacer esto, pero lo más importante es asegurarse de que comprende las opciones y cómo funcionan. Una de las mejores formas de configurar una política de retención es usar las opciones integradas en Office 365. Para hacer esto, vaya al centro de administración de Office 365 y haga clic en la pestaña 'Cumplimiento'. A partir de ahí, verá una lista de opciones de cumplimiento. Desplácese hacia abajo hasta la sección 'Retención' y haga clic en el enlace 'Agregar una política de retención'. Esto lo llevará al asistente de política de retención. Lo primero que debe hacer es darle un nombre a su política. Luego, debe seleccionar el tipo de datos que desea conservar y por cuánto tiempo. También puede optar por aplicar la política a todos los usuarios o solo a usuarios específicos. Una vez que haya hecho sus selecciones, haga clic en el botón 'Guardar'. Su política ahora se aplicará a todos los usuarios que seleccionó. Si desea aplicar la política solo a usuarios específicos, puede hacerlo yendo a la pestaña 'Cumplimiento' en el centro de administración de Office 365 y haciendo clic en el vínculo 'Retención'. A partir de ahí, verá una lista de todas las políticas de retención que se han creado. Busque la política que desea aplicar a usuarios específicos y haga clic en el enlace 'Editar'. Desplácese hacia abajo hasta la sección 'Alcance' y haga clic en el enlace 'Agregar usuarios'. Desde allí, puede seleccionar los usuarios específicos a los que desea aplicar la política. Una vez que haya hecho sus selecciones, haga clic en el botón 'Guardar'. Su política ahora se aplicará a los usuarios específicos que seleccionó.

Si tu quieres saber cómo aplicar una política de retención de buzones compartidos en Office 365, luego lea esta publicación. La política de retención es colección de etiquetas de almacenamiento que determinan cómo se almacenan las carpetas y los elementos individuales (como el correo electrónico y el correo de voz) en buzon general en Office 365 antes de que se archiven o eliminen de forma permanente. Muchas organizaciones comerciales necesitan almacenar de forma proactiva el contenido de sus buzones por motivos de cumplimiento. Las políticas de retención lo ayudan a administrar los riesgos asociados con la pérdida de información que puede causar complicaciones legales.

Cómo aplicar una política de retención de buzones compartidos en Office 365

Para aplicar una política de retención a un buzón de correo compartido, debe crear etiquetas de retención y una nueva política de retención, adjuntar las etiquetas a la política y luego aplicar la política al buzón de correo compartido.

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así es como puedes aplicar una política de retención de buzón compartido en Office 365 :

1. Inicie sesión en el EAC.
2. Cree etiquetas de retención personales.
3. Cree una nueva política de retención.
4. Adjunte etiquetas personales a la política de retención.
5. Aplique una política de retención al buzón compartido.

Veamos esto en detalle.

1] Iniciar sesión en el EAC

Inicie sesión en el EAC (https://outlook.office365.com/ecp) con sus credenciales de administrador.

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Consejo: Use su navegador en modo privado/incógnito para acceder a su cuenta de administrador de Exchange. Esto evitará que el navegador seleccione automáticamente sus credenciales actuales cuando navegue por el sitio.

2] Crear etiquetas de almacenamiento personal

La etiqueta de retención puede ser una de las siguientes tres tipos :

1. Etiqueta de política predeterminada (DPT) - Se aplica automáticamente a todo el buzón.
2. Etiqueta de política de retención (RPT): se aplica automáticamente a la carpeta predeterminada (Bandeja de entrada, Enviados, etc.) y
3. día del personal – Aplicado manualmente por los usuarios a elementos y carpetas individuales.

Con una etiqueta personal, puede crear una excepción para una etiqueta de política predeterminada o una etiqueta de política de retención. Por ejemplo, si el DPT dice que elimine todos los elementos después de 5 años, puede crear una excepción para las 'notificaciones' que se eliminarán después de 7 días usando una etiqueta personal.

Para crear una etiqueta personal, siga estas instrucciones:

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1. Prensa gestión de cumplimiento en el panel izquierdo del panel de control del Centro de administración de Exchange.
2. Luego haga clic en etiquetas de almacenamiento pestaña en la parte superior de la página.
3. Verá una lista de etiquetas de retención existentes. Seguir adelante más (+) icono en la parte superior de esta lista.
4. Elegir aplicado por los usuarios a elementos y carpetas (privado) en la lista desplegable que aparece.
5. Entrar Nombre , sosteniendo la acción, y Duración para etiqueta en nueva etiqueta aplicada por los usuarios a elementos y carpetas (personal) ventana.
6. Haga clic en Mantener botón.

Del mismo modo, puede crear etiquetas adicionales que se adjuntarán a su política de buzón compartido.

Lea también: ¿Cuál es la diferencia entre Microsoft Office y Microsoft 365?

3] Crear una nueva política de retención

1. Ir a políticas de retención pestaña que aparece en la parte superior de la página Gestión de cumplimiento. Verá una lista de políticas existentes.
2. Haga clic en más (+) icono para crear una nueva política.
3. Ingrese el apropiado Nombre para la política
4. Adjunte una o más etiquetas a la política (como se describe en la siguiente sección).
5. Haga clic en Mantener botón.

Lea también: Instale la Consola de administración de directivas de grupo en Windows 11/10. .

4] Adjunte etiquetas personales a la política de retención.

1. En la ventana de la política de retención, haga clic en el signo más (+). esto se abrirá seleccionar etiquetas de almacenamiento una ventana que muestra una lista de etiquetas disponibles.
2. Seleccione las etiquetas personales que ha creado y haga clic en el botón Agregar botón.
3. Luego haga clic en De acuerdo botón.

5] Aplique una política de retención al buzón compartido.

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1. En el panel izquierdo de su cuenta de administrador de Exchange, haga clic en destinatarios .
2. Luego haga clic en general pestaña superior. Verá una lista de los existentes buzones generales .
3. haga doble clic en el buzón compartido al que desea aplicar la política.
4. Prensa características del buzón en el panel izquierdo.
5. Seleccione una política usando el botón Política de retención caer.
6. Haga clic en Mantener botón.

Notas:

1. Solo los administradores pueden crear y aplicar directivas de retención a los buzones de correo compartidos en Office 365.
2. Para aplicarles políticas de retención, debe tener al menos 10 MB de datos en sus buzones.
3. La política de retención suele tardar 7 días en surtir efecto.
4. Puede crear una o más etiquetas de retención, pero solo se puede aplicar una política de retención a un buzón a la vez. Por lo tanto, asocie todas las etiquetas que desee aplicar a un buzón a una única política de retención.

¿Podemos aplicar una política de retención a un buzón compartido?

Sí. Puede aplicar una política de retención a un buzón compartido usando características del buzón opción. Se puede encontrar haciendo doble clic en un buzón compartido en general ficha en destinatarios sección de la EAC. Tenga en cuenta que solo se puede aplicar una política a un buzón a la vez. Por lo tanto, debe asociar todas las etiquetas necesarias con una única política que aplicará al buzón.

¿Cómo cambio la política de retención predeterminada en Office 365?

¿Cómo aplico una política de retención a un buzón de Office 365?

Puede aplicar una política de retención a uno o más buzones en Office 365. utilizando el CAE . Para aplicar una política de retención a un solo buzón, vaya a Destinatarios > Buzones . Luego seleccione el buzón deseado y haga clic en el botón editar icono superior. Prensa Buzón Peculiaridades izquierda. Seleccione una política de retención de la lista desplegable y haga clic en Mantener botón. Para aplicar una política de retención a varios buzones, seleccione varios buzones mediante Cambio o Control llave. Luego seleccione Opciones avanzadas > Política de retención > Actualizar . Luego seleccione la póliza deseada en Asignación masiva de una política de retención y haga clic en Mantener botón.